Wat is compliance management

Compliance management is het voldoen aan al je verplichtingen binnen een organisatie. Zowel juridisch als niet juridische eisen.

 

In de praktijk zien we dat vele organisaties compliance management met een te beperkte scoop bekijken dan wel versnipperd borgen. Het ontbreekt vaak aan kennis en inzicht om de gehele scoop te overzien, verplichtingen actueel te houden, laat staan integraal en centraal te borgen om zeker te weten dat de gehele organisatie in compliance is.

 

Compliance management gaat (veel) verder dan het voldoen aan wet- en regelgeving. Organisaties hebben te maken met allerlei eisen van stakeholders (bijvoorbeeld klanten en brancheorganisaties), certificaten en keurmerken waarvoor is gekozen en wat te denken aan eigen bedrijfsregels, gedragscodes die bijvoorbeeld in het kader van corporate governance

en MVO. Het maken van goede keuzes en stellen van de juiste prioriteiten is daarom zeker belangrijk.

 

Naleving

Het goed borgen van de naleving van wet- en regelgeving is belangrijk, omdat:

- De overheid controleert op naleefgedrag

- Het management en personeel risico's willen mijden

- Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen, een goede naleving van wet- en

  regelgeving betekent

- Zowel de ISO 14001, OHSAS 18001- als de PAS 55-1-2008 norm (nu ISO 55001) het voldoen

  aan wet- en regelgeving een basiseis is.

 

Het management van een organisatie kan alleen met overtuiging verklaren dat de naleving van al haar verplichtingen onder controle is wanneer daar ook aantoonbaar en systematisch aan wordt gewerkt.

 

Uitdaging

We zitten momenteel al in een uitdagende tijd waarin ontwikkelingen en innovaties in een steeds sneller tempo elkaar opvolgen, er meer transparantie en toezicht is naar aanleiding van recente incidenten, continue toenemende invloeden van nationale en internationale marktwerkingen en reguleringen, etc..

 

In de praktijk blijkt dat Compliance Management nu vaak is versnipperd naar afdelingen, disciplines en verantwoordelijkheden. Het ontbreekt vaak aan inzicht, overzicht, kennis of capaciteit om zeker te zijn dat de gehele organisatie in compliance is.

 

Het managen om aan alle eisen te voldoen en tijdig te anticiperen op ontwikkelingen, wordt dus een steeds lastigere klus voor veel organisaties. Waar begin je? Wat is al geborgd? Waar in de organisatie moet je compliance management centraal en eenduidig borgen, en wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe zorg je ervoor dat je altijd voldoet aan actuele wet- en regelgeving? En hoe interpreteer je de wetgeving om de juiste en praktische vertaalslag te maken naar vereisten? Wanneer weet je dat iets wijzigt?

 

Bij het ontbreken van een goed ingericht compliance management systeem zal het moeilijk zijn om te weten en aan te tonen of men continue voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.

Kortom, compliance management vraagt binnen een organisatie om de nodige expertise, aandacht, houding en inspanningen.

 

Waarde van compliance management

Moet compliance management dan alleen gezien worden als het zwaard van Damocles? Absoluut niet. Ondanks de enorme uitdaging biedt het ook vele kansen. Het biedt juist kansen om sneller mee te kunnen in nieuwe markten, meer eenduidigheid, onderscheidend vermogen, optimaal bestuur en organisatie, nieuwe inzichten, continue verbeteren, etc...

 

Het is aan het bedrijf om te kiezen hoe men compliance management wil benaderen. Wordt het gezien als alleen een last of als een kans om beter te worden?

 

Evolutie

Managementsystemen zijn behoorlijk aan het evolueren. Zo is het risico en kans management geïntroduceerd, is actief en betrokken leiderschap een veel belangrijker onderdeel geworden en wordt er steeds vaker gekozen voor een integrale aanpak om meer efficiëntie en effectiviteit te bewerkstelligen.

 

Zo is vrij recent de High Level Structure, een nieuwe ISO norm voor het Asset management systeem en voor compliance management geïntroduceerd.